Электронный документооборот представляет собой систему процессов по обработке документов в электронном виде, так называемый «безбумажный документооборот». Расскажем, как внедрить электронный документооборот в организации, зачем он нужен, плюсы и минусы, а также дадим готовые образцы документов, которые понадобятся для перехода на КЭДО. В статье: Электронный документооборот: изменения в ТК РФ. Эксперт ЭДО Харитонова Вера Васильевна о том, как внедрить внутренний ЭДО. План вебинара:1. Что такое ЭДО с точки зрения Минфина и методические указания по. Учреждению в этом случае нужно будет заключить договор аренды облачного сервера. Кому нужна электронная подпись. Потребуется ли оформить каждому сотруднику учреждения как минимум простую электронную подпись при переходе на ЭДО?
ЭДО, МЧД и ЭТН
Приказ от 15 июня 2020г. Электронные первичные учетные документы и электронные регистры бухгалтерского учета, предусмотренные настоящим приказом, применяются субъектами учета согласно принятой ими учетной политике и по мере их организационно-технической готовности, но не позднее 1 января 2021 года. Правила создания и хранения первичных документов в электронном виде закреплены в государственном стандарте «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора» утв. В этой статье будет представлена информация, для понимания которой необходимо знать определения основных терминов: документооборот - путь всех документов организации, представленных в физической форме бумажный лист : создание, распечатка, утверждение, подпись, отправка в архив, утилизация. По 402-ФЗ ответственность за правильность составления и соответствие действительности данного документа несет руководитель или его представитель, а не бухгалтер. Маршрут включает перечень должностных лиц, которые в заданной очередности должны быть ознакомлены с документом и одобрить или отклонить его до того, как он попадет к лицу, уполномоченному для подписания; подписанты - это ответственные сотрудники, несущие личную юридическую ответственность за подписанный документ. Ее создание не требует специальных программ и услуг специализированных организаций; усиленная квалифицированная ЭП - особый вид подписи, хранящийся на съемном носителе устройстве флеш-памяти и имеющий юридическую силу. Для бюджетных учреждений ее выпускают органы Федерального казначейства и Федеральной налоговой службы, либо специализированные организации.
Когда нужно переходить на ЭДО Постепенное вытеснение привычных документов в бумажном виде и обязательный переход на ЭДО начнется в 2024 году. Именно тогда электронные документы должны будут использовать в своей работе все государственные учреждения.
Электронные расчеты отправляют компании и ИП, у которых среднесписочная численность сотрудников более 10 человек. Если в коллективе меньше 10 сотрудников — расчет в налоговую можно унести лично или отправить по почте. Если в компании больше 25 наемных сотрудников — отчетность в ПФР сдают в электронном виде. Компании, у которых меньше 25 сотрудников, могут сдавать бумажный вариант отчетности. Аналогичная ситуация с формой 4-ФСС, которую работодатели подают в Фонд соцстрахования: если в компании работает более 25 человек — отчет отправляют в электронном виде, если меньше — можно подать бумажный вариант. Отчитаться в Росстате. В 2021 году статистическую отчетность последний раз можно подать в бумажном виде. С 2022 года в Росстат нужно отправлять только электронные документы.
Это касается компаний и ИП, которые попадают под сплошное и выборочное статистическое наблюдение. На сайте Росстата по ИНН можно уточнить, какую статотчетность нужно подать и в какие сроки. Перечисленные требования не касаются ИП на упрощенке или патенте со штатом менее 10 сотрудников. Если предприниматель не платит НДС, он может самостоятельно выбирать форму сдачи отчетности. Кто обязан применять ЭДО для работы с контрагентами Участники госзакупок. С апреля 2021 года участники торгов могут обмениваться только электронными документами. Требование распространяется на подключение к торговой площадке и на взаимодействие между заказчиками и исполнителями. Производители и продавцы обуви, одежды, табака и других маркированных товаров. Чтобы торговать маркированной продукцией , необходимо подключиться к системе «Честный знак». Все контрагенты, которые есть в цепочке от производителя до магазина, обязаны обмениваться документами через эту систему.
Производители и продавцы алкоголя. Если компания производит или торгует алкогольными напитками, она обязана подключиться к ЕГАИС и в системе обмениваться документами с контрагентами. Поставщики и продавцы фермерских продуктов, которые подлежат ветконтролю. Продавцам сельхозпродукции необходимо зарегистрироваться в системе «Меркурий» и через нее оформлять сопроводительные документы. Например, ветеринар выдает заключение, выписывает справку и свидетельство только в электронном виде. Контрагенты получают документы на партию сельхозпродукции по системе ЭДО.
Применение электронного документооборота позволяет: значительно сократить затраты на бумагу, тонер, курьерские или почтовые услуги; оптимизировать бизнес-процессы: электронные документы намного проще и быстрее согласовать, внести правки и подписать, а следовательно быстрее получить оплату; исключить ошибки и задержки учёта операций в бухгалтерии; сократить расходы на хранение документов, электронные файлы не обязательно распечатывать, они хранятся в электронном архиве и доступны в любой момент. В некоторых ситуациях применение ЭДО становится необходимым в соответствии с требованиями законодательства: при отправке налоговой и бухгалтерской отчётности; при работе с маркированными и прослеживаемыми товарами; при участии в торгах на электронных площадках. Пользователям услуг OFD. Для этого мы подключаем электронный документооборот ЭДО.
Поток бесплатно для всех клиентов, приобретающих услугу ОФД или Ferma. При желании предприниматель может перейти на обмен электронными документами и с другими контрагентами, а также производить отправку отчётности в контролирующие органы. Через ЭДО. Поток можно отправлять и принимать все формы документов, утверждённых ФНС, а также любые другие в форматах docx, pdf, xlsx, jpg. Работа с маркировкой в ЭДО. Поток Процесс контроля за оборотом маркированной продукции тесно связан с электронным документооборотом. Если в первые годы работы системы мониторинга сведения в государственную информационную систему передавались через личный кабинет «Честный ЗНАК», то с начала 2022 года это можно делать только с помощью ЭДО. Для продавцов маркированной продукции ЭДО. Поток выполняет разные функции в зависимости от типа участника оборота: Рознице ЭДО потребуется для приёма входящих УПД при покупке товара, для вывода из оборота по причинам, отличным от розничной продажи например, при порче продукции, истечении срока годности или приобретении ее для нужд сотрудников. Также через ЭДО производится перемаркировка при порче знака идентификации во время хранения или возврате товара с утраченным кодом маркировки.
Переход должен быть пошаговым и планомерным, чтобы избежать проблем и снизить риски для организации. Шаг 6: Поддержка и сопровождение После успешного внедрения ЭДО необходимо обеспечить поддержку и сопровождение системы. Следует создать процедуру обратной связи для пользователей, чтобы оперативно устранять возникающие проблемы и вносить необходимые изменения в систему. Также важно регулярно обновлять и модернизировать систему для обеспечения ее дальнейшей эффективной работы. Советуем прочитать: Различные типы договоров аренды жилых помещений Подписание электронной первички В связи с вступлением в силу изменений, предусмотренных 61н приказом министерства финансов с 2024 года, одним из важных нововведений стало возможность подписания электронной первичной документации.
Это открывает новые перспективы для бизнеса и упрощает процедуру обработки и хранения документов. Преимущества электронной первички: Экономия времени и средств — процесс подписания документов теперь может быть выполнен в онлайн-режиме, без необходимости физического присутствия всех сторон. Высокий уровень безопасности — при использовании криптографической защиты и электронной подписи, риск подделки или потери документов уменьшается. Отсутствие необходимости в хранении бумажных копий — все документы могут быть хранены в электронном виде, что снижает затраты на организацию и обслуживание архивов. Возможность удаленного доступа — электронные документы могут быть получены и просмотрены в любой момент времени, что облегчает взаимодействие между участниками процесса.
Процедура подписания электронной первички: Организация регистрирует электронную подпись в соответствии с требованиями законодательства. Документы для подписания загружаются в специализированную систему. Участники процесса получают уведомление об необходимости подписания документов. Для подписания используется электронная подпись каждого участника. Система фиксирует дату и время подписания, а также идентифицирует участников.
Использование электронной первички становится все более популярным среди компаний, особенно в условиях развития цифровизации. Это современный и эффективный способ организации документооборота, который позволяет сократить время и затраты на обработку и хранение документов. Требования к подписям новых электронных документов Типы подписей Простая электронная подпись ПЭП : основана на использовании средств криптографии и позволяет подтвердить принадлежность документа конкретному лицу. Квалифицированная электронная подпись КЭП : имеет юридическую силу и основана на использовании криптографических средств, удостоверяющих принадлежность подписи к подписавшему лицу. Усиленная электронная подпись УЭП : обладает повышенным уровнем надежности и основана на использовании элементов биометрии, например, сканов пальцев или голосового отпечатка.
Требования к подписям При использовании электронных подписей важно соблюдать следующие требования: Алгоритмы шифрования: использование надежных криптографических алгоритмов для обеспечения конфиденциальности и защиты информации от несанкционированного доступа. Ключи подписи: хранение и использование закрытых ключей электронной подписи без доступа третьих лиц.
Электронный документооборот с ФНС: обзор изменений за первое полугодие 2023 года
Действие сертификатов сотрудников юрлица продлили до 1 сентября 2024 года. Поэтому пока можно работать как по старым правилам, так и по новым — с сертификатом физлица и машиночитаемой доверенностью (МЧД). Рассказываем об актуальных правилах. В ЛНА следует указать (обязательный минимум): список электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется КЭДО; информационную систему, в которой будет осуществляться КЭДО; дату перехода на электронные документы и. Переход на ЭДО будет добровольным: использовать бумажные или цифровые документы предприниматели решат самостоятельно. В ходе налоговых проверок инспекторам можно будет предоставлять не только бумажные, но и электронные документы.
Как перейти на электронный документооборот в бухгалтерии
Обмениваться документами между разными операторами ЭДО. Изначально разные системы не могут обмениваться документами между собой. Но эту опцию можно настроить отдельно, технология называется «роуминг». Его нужно настраивать для каждого контрагента.
Актуальное состояние роуминга между операторами — на сайте ассоциации «РОСЭУ» Отправлять документы в контролирующие органы. Если понадобится бумажная копия электронного документа, ее можно распечатать. Автоматически сверять взаиморасчеты.
Можно быстро сопоставить данные актов сверки. Например, бухгалтеру нужно сверить задолженность на конец года по расчетам с контрагентом, суммы у компаний разные. Чтобы найти ошибку, бухгалтер вручную сверяет два акта сверки — свой и контрагента.
Если компании активно сотрудничали в течение года, то у них может быть более ста операций и ручная проверка займет много времени.
Внедрение электронного документооборота позволит существенно упростить ведение бизнеса в России и создать благоприятные условия для развития цифровой экономики. Однако, переход на ЭДО требует серьезной подготовки и инвестиций со стороны организаций. В то же время, преимущества и эффективность ЭДО становятся все более очевидными и оправдывают затраты на его внедрение. Преимущества электронного документооборота Внедрение электронного документооборота имеет множество преимуществ, которые делают его более удобным и эффективным по сравнению с традиционным бумажным документооборотом. Вот некоторые из основных преимуществ: 1. Экономия времени и ресурсов: Использование электронных документов позволяет существенно сократить время на передачу и обработку документов. Отправка и получение документов происходит мгновенно, без необходимости ожидания доставки почтой или курьером. Это сокращает время выполнения бизнес-процессов, что увеличивает производительность и экономит ресурсы организации. Удобство и простота использования: Электронные документы легко создаются, редактируются и передаются с помощью компьютера или мобильных устройств.
Они могут быть организованы в электронные папки и легко найти при необходимости. Кроме того, электронный документооборот предоставляет возможность использовать автоматическую обработку и хранение данных, что упрощает работу с документами. Безопасность и конфиденциальность: Электронный документооборот обеспечивает более высокий уровень безопасности и конфиденциальности, чем традиционный бумажный документооборот. Электронные документы могут быть защищены паролями и шифрованием, что предотвращает несанкционированный доступ и утечку информации. Кроме того, системы электронного документооборота обычно предоставляют функции контроля доступа и аудита, позволяющие отследить каждое действие с документами. Легкость архивирования и поиска: Электронные документы могут быть легко сохранены и организованы в электронных архивах. Они занимают меньше физического пространства по сравнению с бумажными документами и могут быть сохранены навсегда без потери качества или деградации. Более того, электронные документы могут быть быстро найдены с помощью поиска по ключевым словам или фильтрам, что облегчает работу с архивами и ускоряет процесс поиска информации. Все эти преимущества делают электронный документооборот более привлекательным для организаций в сравнении с традиционным бумажным документооборотом. Внедрение данной технологии позволит существенно улучшить эффективность работы и снизить затраты, что содействует развитию бизнеса.
Что изменится с переходом на электронный документооборот Большая экономия времени и ресурсов Улучшение эффективности работы Уменьшение бумажной нагрузки и экологический эффект Увеличение прозрачности и контролируемости процессов Снижение вероятности ошибок и потерь документации Удобство и доступность для пользователей Сокращение затрат на хранение и обработку документов Ускорение деловых процессов и принятие оперативных решений Улучшение взаимодействия между организациями и государственными учреждениями Электронный документооборот и сокращение бюрократии Основная проблема традиционного документооборота заключается в его медлительности и избыточности. Передача и обработка бумажных документов требует значительного времени и ресурсов, при этом существует риск потери, повреждения или дублирования важной информации. Вследствие этого, в процессе взаимодействия между организациями возникают задержки и ошибки, что негативно сказывается на эффективности и продуктивности работы. Электронный документооборот, в свою очередь, предлагает решение этой проблемы. Он позволяет организациям обмениваться электронными документами без необходимости использования бумажных носителей. Все процессы переходят в цифровую среду, что обеспечивает скорость передачи и обработки информации, а также уменьшает вероятность ошибок. Кроме того, электронный документооборот способствует сокращению бюрократических процедур. Он позволяет автоматизировать множество рутинных операций, таких как проверка достоверности подписей, заполнение форм и отправка уведомлений.
Переход на ЭДО будет добровольным: использовать бумажные или цифровые документы предприниматели решат самостоятельно. В ходе налоговых проверок инспекторам можно будет предоставлять не только бумажные, но и электронные документы. С 1 сентября 2023 года на всех сотрудников, которые оформляют и подписывают документы от имени организации, нужно оформить МЧД — машиночитаемую доверенность. Без этого файла подписывать бумаги смогут только руководители юридических лиц. Электронные транспортные накладные государство планирует ввести до 2025 года, но пока нет ни точных сроков, ни регулирующих нормативных актов. В рамках эксперимента элементы ЭДО в сфере транспорта будут вводить в отдельных регионах: в Москве — электронные путевые листы для общественного транспорта, в Липецкой области — электронные путевые листы для грузовых и пассажирских перевозок.
В том числе прохождение контроля на пунктах пропуска станет быстрее за счёт того, что к моменту прибытия транспорта к пункту в системе уже будет информация о том, что везёт перевозчик.
Переход на ЭДО с контрагентами за 6 шагов
Рассказываем, обязательно ли переходить на электронный документооборот, кто и когда обязан перейти на ЭДО, этапы перехода на электронный документооборот, что нужно, чтобы перейти на ЭДО с контрагентами. В бюджетных организациях всё чаще используют электронный документооборот и электронные подписи. Они используются для разных задач и программ. В статье постараемся разобраться, какие программы и для чего использовать. Расскажем, как внедрить электронный документооборот в организации, зачем он нужен, плюсы и минусы, а также дадим готовые образцы документов, которые понадобятся для перехода на КЭДО. В статье: Электронный документооборот: изменения в ТК РФ. Кадровый ЭДО регулируется ст. 22.1, 22.2, 22.3 ТК РФ и приказом Минтруда России от 20.09.2022 № 578Н (далее — приказ № 578Н). Трудовой кодекс определяет порядок перехода на кадровый ЭДО и регламентирует его.
Электронный документооборот: какие изменения ожидаются до 2024 года и как подготовиться
С 1.01.2023 г. все гос.и муниципальные учреждения в обязательном порядке переходят на ЭДО. Как подписывать и хранить «первичку»? Как не попасть по штраф? С 1 января 2024 года сведения по социальным выплатам принимаются только через механизм проактивных выплат. Российские работодатели должны перейти на проактивную схему страховых выплат, в рамках которой документы необходимо отправлять в. В 2020 году ФНС представила концепцию развития электронного документооборота (ЭДО), которую планирует внедрить к 2024 году. По задумке налоговиков, это сократит расходы государства и бизнеса на печать, бумагу и доставку, а также поможет быстрее. — Мы рекомендуем уже сейчас подключать электронную подпись, осваиваться с электронными документами и постепенно переходить на ЭДО до того, как это станет обязательным, — рассказывает Ирина Куракина, менеджер продукта АТИ-Доки. Для этого вам необходимо заполнить специальную форму на нашем сайте, предоставив данные по электронному документообороту. Если Ваш вопрос связан с получением документов по ЭДО, напишите нам на почту edo@ Условной датой перехода на обязательный документооборот электронными перевозочными документами (ЭПД) может стать конец 2024 года. Сейчас эта тема обсуждается между Минтрансом и ФНС. Постепенный перевод всех грузоперевозок в РФ на одну.
Кадровый электронный документооборот: как перейти по закону в 2023 году
Что такое ЭДО. Электронный документооборот — это аккредитованная государством система создания, регистрации и обмена документов без применения бумажных носителей. Компании, которые предоставляют клиентам сервис, называются операторами ЭДО. К концу 2024 года возможен переход на обязательный ЭДО в грузоперевозках. Законодательство. Что такое ЭДО, какие виды ЭДО бывают, и как его выбрать. Даем инструкцию по переходу на ЭДО. Рассказываем про ЭДО для работы с маркированными товарами. Кадровый ЭДО регулируется ст. 22.1, 22.2, 22.3 ТК РФ и приказом Минтруда России от 20.09.2022 № 578Н (далее — приказ № 578Н). Трудовой кодекс определяет порядок перехода на кадровый ЭДО и регламентирует его. В этой статье мы рассмотрим, каковы правила перехода на ЭДО, что нужно для отказа от бумажных документов и начала обмена электронными, как это сделать максимально быстро и эффективно.
С 1 января проактивный ЭДО с СФР обязателен. Оформляем электронный больничный лист
Контрагенты оформляют счета-фактуры на зарубежные поставки этих товаров и обмениваются документами только через систему ЭДО. Пример Когда компания завозит из Китая партию стиральных машин, налоговая служба присваивает ей уникальный код. Участники сделок — оптовики и розничные магазины — указывают этот код в счетах-фактурах. Причем все документы вплоть до продажи конечному покупателю оформляются в электронном виде. Какими преимуществами обладает ЭДО Помогает не отстать от рынка. Чтобы бизнес был прозрачным, государство постепенно переводит его на ЭДО. По данным СКБ «Контур», уже треть российских компаний использует электронный документооборот. В 2021 году мы ожидаем усиления этой тенденции: все больше категорий документов необходимо хранить и передавать в электронном виде. При отказе от бумажного документооборота в разы сокращается стоимость подготовки, пересылки и хранения документов. Предприниматели отмечают, что у них снижаются затраты на расходные материалы для оргтехники, почтовые и курьерские услуги, организацию систем хранения архивов. Вместо расходов на бумагу и заправку картриджа, достаточно раз в год оформить электронную подпись и оплатить подключение к системе ЭДО.
На мой взгляд, переход на ЭДО снижает бюрократическую нагрузку, облегчает коммуникацию между сотрудниками, сохраняет лесные ресурсы, улучшает показатели эффективности управления организацией. Необходимо упомянуть и про издержки. С ЭДО мы сократили эти расходы более чем наполовину. Не нужно тратить время на распечатку, подпись, отправку, отслеживание и обратное получение документов. За несколько секунд документ с электронной подписью доставляется в любую точку мира. Два года назад наша компания запустила обмен электронными документами. А уже в 2020 году мы отправили по системе ЭДО более двух с половиной миллионов электронных документов. С переходом на ЭДО сотрудники стали тратить меньше времени на оформление документов и подготовку их к отправке — исходящий документооборот по всем 115 филиалам у нас ведут всего три специалиста. Виолетта Примакова, транспортной компании «Байкал-Сервис» Защищает данные. Утечка конфиденциальной информации обычно происходит, когда бумажные документы выходят за пределы организации.
При ЭДО невозможно потерять оригиналы документов. К тому же можно ограничить доступ к конфиденциальной информации и коммерческим тайнам — содержимое документа может посмотреть только доверенный сотрудник. Операторы ЭДО гарантируют защиту обрабатываемой информации и несут за это юридическую ответственность.
При обычных условиях работник может подписывать документ только собственноручно, то есть на бумажном документе. Задача каждого работодателя заключается в обеспечении сотрудников электронными подписями. Законодательством предусмотрено применение работниками в КЭДО всех трех видов электронной подписи, которые установлены Законом от 06. Выбор требуемой подписи можно осуществить с использованием такого механизма: Если нужно подписывать трудовой договор, ученический договор, договор о материальной ответственности, согласие на перевод, заявление на увольнение — можно использовать УНЭП или УКЭП. Если не нужно подписывать указанные документы — можно использовать ПЭП. Эта подпись подходит для исполнителей на ГПХ договорах, самозанятых, ИП и работников, с которыми не надо оформлять трудовые договоры. Необходимо провести аудит кадровых процессов, определиться с провайдером, собрать согласия, выпустить электронные подписи. При этом, переход на КЭДО может быть успешным и, при грамотном подходе, и выборе надежного партнера, может принести компании ряд преимуществ, снизить издержки, а также повысить эффективность. На нашем Youtube-канале вы можете посмотреть видеозапись вебинара , на котором мы рассказываем о сервисе электронного кадрового документооборота iКЭДО. Наши специалисты ответят на любой интересующий вопрос Задать вопрос.
Совершается внедрение системы в три этапа. Компания готовит документы и получает согласие всех работников. Как правило, для большинства сотрудников достаточно оформить НЭП. На этом этапе необходимо выбрать и установить систему электронного документооборота и начать ей пользоваться. В бумажном виде согласно закону должен оформляться и храниться только один кадровый документ — приказ на увольнение. Более 160 других кадровых документов можно оформлять и хранить только в электронной форме. Сотрудникам больше не нужно ходить в отдел кадров, получать подписи и печати, не нужно пересылать документы почтой. Электронные документы подписываются онлайн с любого цифрового устройства: компьютера, планшета или смартфона. Подсчитано, что после внедрения КЭДО время оформления документов в среднем сокращается в десять раз. КЭДО позволяет подписывать типовые документы за секунды, кадрам не надо вести архив, разбирать, оформлять и каталогизировать бумаги. Сотрудники могут сосредоточиться на своих профильных задачах, не отвлекаясь на рутину. Переход на электронный документооборот позволяет сократить расходы на архивное хранение бумажные документы нужно хранить по закону 75 лет.
С 1 сентября 2024 года в паре с сертификатом физического лица необходима строго машиночитаемая доверенность. Если же документы подписаны сертификатом руководителя и при этом есть оформленные бумажные доверенности на сотрудников, то они имеют законную силу. Электронная доверенность формируется прямо в Экстерне. Читайте инструкцию. Обе формы должны быть подписаны сертификатом руководителя. Если руководителя рядом нет, вы можете передать формы на подписание дистанционно. Уточните в отделении Соцфонда вашей организации. Машиночитаемая доверенность для Росстата Для Росстата пока не разработан формат МЧД и схема отправки отчетности по доверенности. Отправляйте статистическую отчетность по старым правилам. Но доверенность все же надо подготовить. Рекомендуем оформить бумажную доверенность и отправить ее скан в Росстат через сервис «Письма». Оригинальный документ предоставьте по запросу статистического ведомства. Отчитайтесь легко и без ошибок. Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ на 14 дней в Экстерн!